Nasıl çalışır
Rezervasyon PMS'inizden veya Google Sheets tablonuzdan gelir. Misafir kaydı kendi telefonundan tamamlar; toplanan bilgiler Misfora'da saklanır, bağlıysa PMS'e aktarılır ve KBS bildirimi için hazırlanır.
Personel her konaklamanın durumunu panelde görür: kayıt bekleniyor, kısmen tamamlandı veya tamamlandı.
Misafir belgelerinin toplanması
Misafir bilgileri, misafir gelmeden önce kendi telefonundan toplanabilir.
Misafir güvenli bağlantıyı açar ve pasaportunun veya kimlik kartının fotoğrafını çeker. Her şey doğrudan tarayıcıda çalışır — uygulama indirmek gerekmez. Konaklama başına genellikle bir kez yapılan bir işlemde adım ne kadar azsa, kaydı sonuna kadar tamamlayan misafir de o kadar çok olur.
Kamera iyi bir fotoğraf çekmeye yardım eder
Tanımanın kalitesi fotoğrafın kalitesine bağlıdır. Bu yüzden Misfora görüntüyü daha çekim sırasında kontrol eder:
- netlik — yazılar bulanık olmamalı;
- ışık — belge çok karanlık ya da aşırı parlak olmamalı;
- parlama — lamine kartlarda veya pasaport sayfasında yansıma;
- konum — belge kadrede tamamen görünmeli, kenarları kesilmemeli.
Bir sorun varsa ekranda kısa bir uyarı çıkar, çerçevenin rengi de her şeyin yolunda olup olmadığını gösterir. Görüntü kontrollerden geçtiğinde fotoğraf otomatik çekilir — misafirin doğru anı yakalayıp düğmeye basması gerekmez.
Belgeyi toplamanın üç yolu
Misafir kayıt bağlantısını alır ve kaydı personelin yardımı olmadan kendi telefonunda tamamlar.
Personel aynı kamera akışını kendi cihazında açar, misafir belgesinin fotoğrafını doğrudan resepsiyonda çeker.
Personel belirli bir misafir için kayıt bağlantısı oluşturur ve istediği yoldan gönderir.
Üç yolun sonucu da aynıdır: aynı misafir verileri, aynı tanıma süreci.
Misafir yanıt vermezse
Personel, kaydını tamamlamamış misafirle tek tıkla WhatsApp, Viber, Zalo veya Telegram üzerinden sohbet açıp kayıt bağlantısını gönderebilir — numara aramaya ya da uygulamalar arasında geçiş yapmaya gerek yok.
Mesajlar otomatik gönderilmez: kime ve ne zaman yazılacağına personel karar verir.
Panel, kaydını henüz tamamlamamış misafirleri ayrıca gösterir; personelin tüm misafir listesini taraması gerekmez.
Aynı tanıma motorunu ayrı olarak da deneyebilirsiniz: ücretsiz pasaport veri çıkarıcı.
Misafir belgeleri ve veriler
Misfora, uluslararası ICAO standartlarına uygun kimlik belgeleriyle çalışır.
Satır başına 44 karakterlik iki satırlı MRZ — pasaportlarda kullanılan TD3 formatı.
Satır başına 30 karakterlik üç satırlı MRZ — birçok ülkenin kimlik kartlarında kullanılan TD1 formatı.
Tam liste desteklenen belgeler sayfasında. Oturma izinleri gibi başka kimlik belgesi türleri zamanla eklenebilir.
Misfora belgeden neleri okur
Belge fotoğrafı misafir kaydıyla birlikte saklanır. Bazı alanlar okunamadıysa personel fotoğrafı açıp eksik bilgileri elle girebilir — ya da misafirin yeni bir fotoğraf göndermesini bekleyebilir; Misfora eksikleri otomatik olarak tamamlar.
Veri kontrolü
Yazıyı okumak işin sadece bir kısmı — verilerin doğru olduğundan da emin olmak gerekir.
Belge numarası ve tarihler MRZ kontrol haneleriyle doğrulanır. Ad ve soyad ayrıca ele alınır, çünkü yazılışları belgeler, diller ve rezervasyon sistemleri arasında farklılık gösterebilir.
Onaylanmış bilgiler yeni bir taramayla üzerine yazılmaz. Yeni bir fotoğraf yalnızca eksik bilgileri tamamlar.
Belgenin rezervasyonla karşılaştırılması
Okunan belge, misafirin rezervasyonuyla karşılaştırılır. Ad veya soyaddaki her fark — tek bir harf bile olsa — sessizce kabul edilmez, personel kontrolüne gönderilir.
Böylece rezervasyondaki bir yazım hatası, yanlış belge veya aynı rezervasyondaki başka bir misafirin belgesi gözden kaçmaz.
Rezervasyon senkronizasyonu
Rezervasyonlar PMS'inizden veya Google Sheets tablonuzdan gelir — personelin bunları elle girmesi gerekmez.
API üzerinden bağlantı: rezervasyon değişiklikleri otomatik gelir, veriler ek kontrollerle güncel tutulur. Nasıl bağlanır.
PMS'i olmayan tesisler için: rezervasyonlar tabloda tutulur, Misfora onları oradan okur, misafir kaydını ise kendisi yönetir. Nasıl çalışır.
Yeni PMS'ler ayrı entegrasyon modülleriyle bağlanır; otel için misafir kayıt süreci değişmez.
Misafir tablosundan check-in
Misafirin belgesi onaylandığında ve konaklama ödendiğinde personel, misafir tablosunda doğrudan Check in düğmesine basar.
Misfora gerçek check-in saatini kaydeder ve bu saat KBS bildirimi hazırlanırken kullanılır. PMS bağlıysa check-in orada da işaretlenir; aynı bilgiyi iki kez girmeye gerek kalmaz.
Birden fazla odalı rezervasyonlar da aynı akışla işlenir.
Misafir tablosu
Ekibinizin çalışma şekline uyan bir misafir tablosu.
Tabloda personelin ihtiyaç duyduğu bilgiler gösterilebilir: ad, belge, tarihler, oda, iletişim bilgileri, ödeme, kayıt durumu ve daha fazlası. Küçük bir villa yöneticisiyle yoğun bir otel resepsiyonunun ihtiyacı aynı değildir; gereksiz sütunlar gizlenebilir.
Her çalışanın kendi tablo ayarları vardır; birinin sütunlarını değiştirmek diğerlerini etkilemez. Yakında gelecek misafirler ve konaklayan misafirler için farklı sütunlar seçilebilir, telefonda da bilgisayardakinden daha az sütun gösterilebilir.
Resmi kurumlara bildirim
Türkiye'de konaklayan misafirlerin KBS'ye bildirilmesi zorunludur. Kayıt tamamlandıktan sonra Misfora gerekli misafir bilgilerini hazırlar ve KBS'ye gönderir.
Her ülkenin kendi entegrasyonu ve veri formatı olabilir; ana misafir kayıt süreci ise aynı kalır.
Türkiye'nin zorunlu misafir bildirim sistemiyle entegrasyon. KBS bildirimi nasıl çalışır.
Entegrasyonun altyapısı hazır; Hospedajes/SES formatı resmi belgelere göre netleştiriliyor.
Resmi sistem entegrasyonu olmayan ülkelerde de Misfora misafir belgelerini toplar, doğrular ve misafir kaydını tutar.
Gönderimden önce personel, her misafir için hangi verilerin gönderileceğini panelde görebilir.
Platform nasıl kurgulandı
Tek bir misafir kaydı; belgeyi, rezervasyonu, PMS'i ve resmi bildirimi birbirine bağlar.
Rezervasyon ister PMS'ten ister tablodan gelsin, Misfora onu aynı iç yapıya dönüştürür:
Bu sayede ana kayıt süreci, rezervasyonun nereden geldiğine bağlı değildir. PMS entegrasyonları, belge tanıma ve resmi sistem bağlantıları birbirinden bağımsız çalışır.
PMS'lerden veya tablolardan gelen rezervasyonlar tek bir formata dönüştürülür. Şu an — Exely ve Google Sheets.
Belge fotoğrafı yapılandırılmış verilere dönüşür. Şu an — pasaportlar ve kimlik kartları.
Misafir verileri ülkenin istediği formata çevrilir. Şu an — Türkiye (KBS).
Güvenlik
- Belge fotoğrafları ayrı saklanır — rezervasyon ve misafir veritabanından ayrı, kapalı bir depolama alanında. Fotoğraf yalnızca istek üzerine oluşturulan kısa ömürlü bir bağlantıyla açılabilir; kalıcı herkese açık bağlantı yoktur.
- Rol tabanlı erişim. Her çalışanın kendi girişi vardır ve her otel yalnızca kendi verilerini görür.
- Erişim kaydı. Hangi çalışanın misafir verilerini ne zaman açtığı kaydedilir.
- Yalnızca gerektiği kadar saklama. Türkiye'de veriler KBS'ye bildirildiği için çıkışta silinir. Misafir defteri gereken ülkelerde kayıtlar tesisin saklama ayarlarına ve yerel gerekliliklere göre saklanır, ardından otomatik olarak silinir.
- Model eğitimi yok. Belge fotoğrafları ve misafir verileri yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanılmaz.
Ayrıntılar gizlilik politikasında (İngilizce).
PMS nasıl bağlanır — Exely entegrasyonu sayfasına bakın. Resepsiyonda günlük işleyişin nasıl göründüğü — kılavuzda.