Başlarken
Tesisi bağlama ve rezervasyon akışını ayarlama.
PMS'inizi bağlayın
Tesisinizi Misfora'ya bağlayın ve bildirim sistemini seçin — Türkiye'deki tesisler için KBS.
PMS yerine tablo mu kullanıyorsunuz? → Google E-Tablolar kurulum kılavuzu
Rezervasyonlar otomatik olarak görünür
Senkronizasyon açıldıktan sonra rezervasyonlar otomatik olarak içe aktarılır. Bunları manuel olarak yeniden oluşturmanıza gerek yoktur.
Misafire check-in bağlantısını gönderin
Rezervasyonu açın ve misafire kişisel kayıt bağlantısını gönderin.
Varsayılan olarak bağlantılar, girişten 48 saat önce her misafire otomatik olarak gönderilir. Bu süre değiştirilebilir ve otomatik gönderim tesis için tamamen devre dışı bırakılabilir.
Otomatik gönderim devre dışı bırakılmıştır. İlk aşama, resepsiyonda belge taramaya veya misafir tablosundaki Send link düğmesiyle her misafire bağlantının manuel olarak gönderilmesine dayanır.
Misafir kaydı
Misafirde bağlantı belirir belirmez neler olur — ya da müdür süreci onun adına kendisi başlattığında.
Misafir belgesini yükler
Misafir bağlantıyı telefonda açar ve pasaportunun veya kimlik kartının fotoğrafını doğrudan tarayıcıda çeker — herhangi bir uygulamaya gerek yoktur.
İlk denemede fotoğraf net çıkmazsa misafir aynı bağlantı üzerinden tekrar deneyebilir. Müdürün müdahalesini beklemeye gerek yoktur.
Misfora'nın pasaport veri çıkarma teknolojisini rezervasyon veya misafir bağlantısı olmadan, bağımsız olarak da ücretsiz deneyebilirsiniz — pasaport tanıma aracı.
Sonucun doğrulanması
Misfora belgeyi tanır ve çıkarılan verileri rezervasyonla karşılaştırır.
Belge başarıyla tanınırsa misafir verileri kayıt sürecinin sonraki adımları için kullanılabilir hale gelir.
Sık karşılaşılan senaryolar
Kayıt süreci her zaman tek bir yoldan ilerlemez — Misfora'nın sık karşılaşılan durumları nasıl ele aldığı aşağıda anlatılmıştır.
Misafir girişten önce kaydı tamamlar
Misafir, tesise ulaşmadan önce süreci tamamlar. Personelin yapması gereken tek şey her şeyin hazır olduğundan emin olmak ve misafir geldiğinde check-in'i tamamlamaktır.
Misafir kaydı tamamlamadan gelir
Bu, iki sık karşılaşılan durumu kapsar: misafirin bağlantıyı hiç açmamış olması ya da açmış ama belgesinin kullanılabilir bir fotoğrafını çekememiş olması.
Resepsiyon senaryosuna geçmeden önce müdür misafirle doğrudan iletişime geçebilir. Her misafir satırında WhatsApp, Viber, Zalo ve Telegram'a tek tıkla bağlantılar bulunur — personelin önce misafirin telefon numarasını araması gerekmez. Misafir yine de süreci vaktinde tamamlayamazsa müdür aynı kayıt adımlarını resepsiyonda gerçekleştirebilir.
Bu, fiziksel resepsiyon masası olmayan apart dairelerle çalışan işletme yönetim şirketleri için özellikle kullanışlıdır. Anahtar teslimi için misafiri kim karşılarsa karşılasın, belgeyi kendi telefonunda veya misafirin telefonunda tarayabilir ve veriler hemen gerekli yere senkronize olur — daha sonra resepsiyonda tekrar bir şey girmeye gerek kalmaz.
Misafirin belgesi hatalı tanınır
Bazen belge fotoğrafı yüklenmiş olsa da tanıma işlemi eksiksiz bir sonuç vermez. Misafir, misafir tablosunda Needs review durumuyla görünür.
Müdür yüklenen belgeyi açar ve eksik verileri doğrudan belge fotoğrafından okuyarak manuel olarak doldurur — bu veriler misafir gelmeden önce de tamamlanabilir, böylece check-in tek tıkla yapılabilir hale gelir.
Misafir verileri rezervasyonla eşleşmiyor
Misfora belgeyi beklenen misafir verileriyle karşılaştırır ve süresi dolmuş pasaport, başka bir kişiye ait belge veya desteklenmeyen ya da yanlış belge türü gibi sorunları tespit eder.
Misfora belgeyi sessizce kabul etmek yerine sorunu işaretler ve misafirin tekrar denemesine izin verir. Yeni denemenin sonucuna bağlı olarak misafir Senaryo 1, 2 veya 3'ten birine göre devam eder.
Misafir tablosu
Rezervasyonlar ve misafir belgeleri gelmeye başladığında personel kayıt sürecini misafir tablosundan yönetir. Tabloda rezervasyon bilgileri, belge durumu, ödeme, check-in durumu ve konaklama sırasında gereken diğer bilgiler görünür.
Personel buradan misafir verilerini kontrol edebilir, gönderilen belgeyi açabilir, kayıt bağlantısı gönderebilir, misafirle iletişime geçebilir ve check-in'i tamamlayabilir — farklı ekranlar arasında geçiş yapmadan.
Check-in
Belge tanıma, PMS senkronizasyonu ve devlet sistemlerine bildirim birbiriyle nasıl ilişkilidir.
Check-in'in tamamlanması
Belge tanıma ve devlet sistemlerine bildirim, farklı tetikleyicilere sahip iki ayrı süreçtir:
- PMS senkronizasyonu belge tanındıktan hemen sonra gerçekleşir. Doğrulanan misafir verileri, check-in beklenmeden PMS'e geri senkronize edilir.
- Devlet sistemlerine bildirim yalnızca misafirin check-in'i yapıldıktan sonra gerçekleşir. Misfora ancak bu noktada, daha erken değil, başvuruyu hazırlar ve ilgili devlet sistemine gönderir.
Check-in'in kendisi şu iki koşul sağlandığında kullanılabilir hale gelir:
- Konaklamadaki en az bir misafirin belgesi doğrulanmıştır.
- Konaklama ödenmiş olarak işaretlenmiştir.
PMS bağlıysa Check in düğmesi girişi doğrudan PMS'e yazar — ayrıca PMS'i açmaya gerek yoktur. Belgesi daha sonra doğrulanan misafirler Checked in listesine otomatik olarak eklenir.
Check-in sonrası
Check-in yapılan misafirler ayrı bir Checked in listesine geçer ve verileri otomatik olarak devlet kayıt sistemine (Türkiye'de KBS) gönderilir. Resmi sistem entegrasyonu kullanılmayan tesislerde misafir kaydı Misfora'da kalır — bkz. aşağıda veri saklama.
Misafir başka bir odaya taşınırsa güncellenen veriler otomatik olarak yeniden gönderilir.
Veri saklama
Misafir verileri ne kadar süre saklanır
Türkiye'deki tesislerde misafir verileri KBS'ye bildirildiği için ayrıca saklanmaz: çıkış tamamlandığında misafir, belge fotoğrafları dahil ilişkili tüm verilerle birlikte Misfora'dan silinir.
Misafir defteri gereken ülkelerde kayıtlar tesisin saklama ayarlarına ve yerel gerekliliklere göre saklanır. Personel misafir verilerini istediği zaman tablodan CSV olarak dışa aktarabilir.
Platformun nasıl çalıştığına veya adım adım Exely PMS bağlantı kılavuzuna göz atın.