Подключение Google Таблицы — руководство
Всё, что нужно, чтобы подключить таблицу броней к Misfora и держать её в синхронизации.
В обзоре за пару минут — что это и кому подходит.
Видео-инструкция
Перед началом
- Аккаунт Google с доступом к таблице броней.
- Колонки с датой заезда, датой выезда или числом ночей и количеством гостей — плюс объект или комната, если их несколько.
- Всё остальное необязательно, но улучшает результат — см. Рекомендации.
Подключение таблицы
Войдите через Google
Откройте окно 📊 Google Sheet в дашборде и нажмите Подключить через Google.
Выберите файл
Выберите таблицу на своём Google Диске. Misfora получает доступ только к этому файлу.
Выберите лист
Одно подключение читает один лист. Если в файле несколько листов (например, отдельный на каждый год), выберите тот, где текущие брони.
Сопоставьте колонки
Укажите, что в какой колонке, — см. Колонки. Переделывать таблицу заранее не нужно: сопоставление подстраивается под вашу структуру.
Готово
Первая синхронизация запускается сразу.
Колонки
Обязательные
- Дата заезда.
- Дата выезда или число ночей.
- Количество гостей — Misfora создаёт заселение для каждого гостя брони. Пустая ячейка считается как один гость.
Обязательные, если у вас больше одного объекта или номера
- Объект — если одна таблица охватывает несколько объектов (виллы, квартиры, здания). Без неё брони разных объектов не различить. См. Несколько объектов.
- Комната — если в объекте несколько комнат или номеров. Без неё не видно, в какой комнате живёт гость.
Необязательные
| Колонка | Зачем нужна |
|---|---|
| Имя гостя | Одна колонка с полным именем или отдельные колонки для имени и фамилии |
| Телефон / email | Чтобы отправить гостю ссылку на заселение |
| Номер брони | Надёжное распознавание изменённых строк |
| Время заезда / выезда | Иначе используется время по умолчанию (14:00 / 11:00, можно изменить) |
Таблица как есть
Даты. Формат даты выбирается при подключении (например, ДД.ММ.ГГГГ или ММ/ДД/ГГГГ). Короткие даты вида 18/09 тоже работают.
Строка заголовков. Обычно в первой строке названия колонок. Если строки заголовков нет, выберите этот вариант и укажите колонки по буквам.
Часовой пояс. Укажите часовой пояс объекта, чтобы время заезда было верным.
Рекомендации
Ничего из этого не обязательно — Misfora работает и без этого. Но если вы заводите таблицу с нуля или ещё можете поправить существующую, эти мелочи окупаются.
С номером брони изменённая строка распознаётся как правка той же брони, а не как новая. Без него правки сопоставляются по контакту, имени и датам — это работает, но менее надёжно (см. Как работает синхронизация).
Если у вас есть и то и другое, держите их в разных колонках. Тогда каждое сверяется с документом отдельно, и расхождений находится больше.
Телефон или email — это способ связаться с гостем. Misfora может отправить ссылку на заселение по email, а ещё можно открыть сообщение в WhatsApp, Viber, Telegram или Zalo в один клик. Без контакта доступен только режим ресепшена: сотрудник сканирует документ гостя лично. В некоторых странах контакт гостя также входит в обязательные данные для регистрации.
Номер в виде +90 5xx xxx xx xx, а не 05xx xxx xx xx — это то, что позволяет открывать WhatsApp, Viber и Zalo в один клик. См. как связаться с гостем, который не ответил.
Как работает синхронизация
Расписание
Misfora проверяет таблицу автоматически, по умолчанию каждые 30 минут. Чтобы обновить сразу, нажмите Синхронизировать в окне Google Sheet.
Новые строки
Становятся новыми бронями.
Изменённые строки
- С номером брони — всегда обновляются как та же бронь.
- Без номера брони — Misfora ищет ту же бронь по контакту, имени и датам. Небольшие правки (добавили телефон, исправили имя, сдвинули даты не больше чем на 3 дня) распознаются как та же бронь. Если даты сдвинули сильнее, это считается отменой и новой бронью.
Удалённые строки
| Ситуация | Что происходит |
|---|---|
| До заезда больше 48 часов | Бронь отменяется автоматически |
| До заезда меньше 48 часов или гость уже заселён | Автоматически ничего не отменяется. В списке гостей бронь помечается Пропала из таблицы, и вы выбираете Отменить бронь или Оставить. Если строку удалили по ошибке, верните её — пометка исчезнет при следующей синхронизации |
| Заезд прошёл больше суток назад, гость так и не заселился | Бронь отменяется автоматически |
| Проживание уже закончилось | Остаётся в истории, ничего не отменяется |
Только чтение
Синхронизация никогда ничего не записывает в вашу таблицу.
Несколько объектов
- Одна таблица, несколько объектов. При подключении выберите колонку «объект» и значения, которые относятся к этому объекту. Строки с другими значениями пропускаются.
- Несколько листов. Одно подключение читает один лист. Разные объекты могут использовать разные листы одного файла.
- Если два объекта подключены к одному и тому же файлу и листу, дашборд предупредит — иначе один гость может попасть в оба.
Отправка ссылок гостям
Misfora отправляет ссылку на заселение по email. Также её можно отправить в один клик через WhatsApp, Viber, Telegram или Zalo — сообщение откроется в вашем мессенджере, и вы отправите его сами. Гостей без контакта можно заселить на ресепшене.
См. основное руководство: отправка ссылки гостю · гость приехал без регистрации.
Выгрузка и регистрация в госорганах
Имена, номера документов, гражданство, страна выдачи и даты — файлом из дашборда. Для своего учёта, бухгалтера или местной формы регистрации.
В Турции данные гостей уходят в KBS автоматически, даже без PMS — см. регистрация гостей в KBS. Для других стран можно подключить прямую интеграцию с нужной системой.
Отключение
Отключить таблицу можно в любой момент в окне Google Sheet.
При отключении безвозвратно удаляются все брони, пришедшие из этой таблицы, вместе с собранными документами и записями о регистрации. Перед подтверждением дашборд показывает, сколько броней будет удалено. Потом таблицу можно подключить снова.
Очистить старые брони — если вы переподключились к другому файлу, эта кнопка удаляет брони, оставшиеся от предыдущего.
Доступ и конфиденциальность
Misfora использует самое узкое разрешение Google: доступ только к выбранной таблице. Других файлов на Диске Misfora не видит.
Никаких правок, удалений и новых файлов.
В Misfora или в настройках аккаунта Google.
Что хранится и сколько — в Политике конфиденциальности.
Решение проблем
«Похоже, подключение сломано»
Почти ни одна строка не распозналась как бронь. Обычно сдвинулись колонки или строка заголовков — например, кто-то вставил строку над заголовками. Исправьте через Изменить сопоставление.
«N flagged for review»
Брони, удалённые из таблицы незадолго до заезда (см. Как работает синхронизация), или один номер брони в нескольких строках. Дубликаты номеров нужно исправить в самой таблице.
Бронь не появилась
Проверьте, что дата заезда заполнена и совпадает с выбранным форматом, а строка подходит под фильтр объекта. Затем нажмите Синхронизировать.
Бронь появилась дважды
Обычно в таблице без номера брони дату сдвинули больше чем на 3 дня. Чтобы этого избежать, добавьте колонку с номером брони.
Вопросы
Можно ли использовать любой формат даты?+
Нужна ли строка заголовков?+
Можно ли читать несколько листов сразу?+
Что если у брони нет телефона?+
Что будет с данными гостей при переходе на PMS?+
Хранит ли Misfora мои брони?+
Сейчас в закрытом тесте — запросите доступ, и мы поможем с подключением. · ← Обзор Google Таблиц