Начало работы
Подключение объекта и настройка потока броней.
Подключите PMS
Подключите объект к Misfora. Если в вашей стране нужно передавать данные гостей в госорганы и Misfora это поддерживает, выберите систему госрегистрации для объекта.
Используете таблицу вместо PMS? → Руководство по Google Таблицам
Брони появляются автоматически
После включения синхронизации брони импортируются автоматически. Пересоздавать их вручную не нужно.
Отправьте гостю ссылку на заселение
Откройте бронь и отправьте гостю его персональную ссылку на регистрацию.
По умолчанию ссылки отправляются автоматически каждому гостю за 48 часов до заезда. Это время можно изменить, а автоматическую отправку можно полностью отключить для объекта.
Автоматическая отправка отключена. Первый этап строится вокруг сканирования документов на ресепшене или ручной отправки ссылки каждому гостю кнопкой Send link в таблице гостей.
Регистрация гостя
Что происходит, как только у гостя появляется ссылка — или когда менеджер сам запускает процесс за него.
Гость загружает документ
Гость открывает ссылку на телефоне и фотографирует паспорт или ID-карту прямо в браузере — приложение не нужно.
Если фото с первой попытки получилось нечётким, гость может просто попробовать ещё раз по той же ссылке. Ждать вмешательства менеджера не нужно.
Технологию распознавания паспорта можно бесплатно попробовать и отдельно, без брони и ссылки гостя — инструмент распознавания паспорта.
Проверка результата
Misfora распознаёт документ и сверяет извлечённые данные с бронью.
Если документ распознан успешно, данные гостя становятся доступны для следующих шагов регистрации.
Частые сценарии
Регистрация не всегда идёт по одному пути — вот как Misfora обрабатывает частые варианты.
Гость завершает регистрацию до заезда
Гость проходит процесс ещё до того, как добрался до объекта. Персоналу остаётся только убедиться, что всё готово, и завершить заселение по приезде гостя.
Гость приезжает, не завершив регистрацию
Это охватывает две частые ситуации: гость так и не открыл ссылку, либо открыл, но не смог сделать пригодное фото документа.
Прежде чем переходить к сценарию с ресепшеном, менеджер может связаться с гостем напрямую. В каждой строке гостя есть ссылки в один клик на WhatsApp, Viber, Zalo и Telegram — персоналу не нужно сначала искать номер телефона гостя. Если гость всё же не успевает пройти процесс вовремя, менеджер может провести те же шаги регистрации на ресепшене.
Это особенно полезно для управляющих компаний, работающих с апартаментами без физической стойки регистрации. Кто бы ни встречал гостя для передачи ключей, он может отсканировать документ на своём телефоне или телефоне гостя, и данные сразу синхронизируются куда нужно — вводить что-то ещё за стойкой потом не придётся.
Документ гостя распознан некорректно
Иногда фото документа уже загружено, но распознавание не даёт полного результата. Гость появляется в таблице гостей со статусом Needs review.
Менеджер открывает загруженный документ и вручную заполняет недостающие данные, читая их прямо с фото документа — данные можно дополнить ещё до приезда гостя, и тогда заселение станет одним кликом.
Данные гостя не совпадают с бронью
Misfora сверяет документ с ожидаемыми данными гостя и выявляет проблемы вроде просроченного паспорта, документа другого человека или неподдерживаемого либо неверного типа документа.
Вместо того чтобы молча принять документ, Misfora отмечает проблему и даёт гостю попробовать снова. В зависимости от результата новой попытки гость дальше идёт по Сценарию 1, 2 или 3.
Таблица гостей
Когда начинают поступать брони и документы гостей, сотрудники ведут регистрацию в таблице гостей. В ней видны данные брони, статус документа, оплата, заселение и другая информация, нужная во время проживания.
Отсюда можно проверить данные гостя, открыть присланный документ, отправить ссылку на регистрацию, написать гостю и заселить его — без переходов между экранами.
Заселение
Как распознавание, синхронизация с PMS и — где это требуется — подача в госорганы связаны между собой.
Завершение заселения
Распознавание документа, синхронизация с PMS и подача в госорганы — отдельные процессы с разными триггерами:
- Синхронизация с PMS происходит сразу после распознавания документа. Подтверждённые данные гостя синхронизируются обратно в PMS, не дожидаясь заселения.
- Подача в госорганы, если она используется, происходит только после заселения гостя. В этот момент, и не раньше, Misfora готовит заявку и отправляет её в соответствующую государственную систему.
- Записи о гостях хранятся по настройкам хранения объекта. Подробнее — в разделе «Хранение данных» ниже.
Само заселение становится доступным, когда выполнены оба условия:
- Хотя бы у одного гостя проживания подтверждён документ.
- Проживание отмечено как оплаченное.
Если подключена PMS, кнопка Check in пишет заезд прямо в неё — открывать её отдельно не нужно. Гости, чьи документы подтвердятся позже, добавляются в список Checked in автоматически.
После заселения
Заселённые гости переходят в отдельный список Checked in. Если используется интеграция с госсистемой, их данные в этот момент подаются туда автоматически; если нет — запись о госте остаётся в Misfora (см. «Хранение данных» ниже).
При интеграции с госсистемой, если гостя переселяют в другой номер, обновлённые данные подаются повторно автоматически.
Хранение данных
Как долго хранятся данные гостя
Данные гостей хранятся ровно столько, сколько нужно. Срок зависит от страны и объекта:
- Если хранить не требуется данные удаляются при выезде — гость удаляется из Misfora вместе со всеми связанными данными, включая фото документов.
- Если закон требует вести учёт гостей, записи о гостях хранятся после выезда по настройкам хранения объекта и с учётом местных требований, а затем удаляются автоматически.
В любой момент сотрудник может выгрузить данные гостей из таблицы в CSV и отправить их куда нужно и в удобном формате.
См. как устроена платформа или пошаговую инструкцию по подключению Exely PMS.