Инструкция — регистрация гостей отеля с Misfora

Как Misfora проводит регистрацию гостей отеля от брони до заселения. Эта инструкция объясняет, как подключить PMS, отправлять гостям ссылки на регистрацию, сканировать паспорта и ID-карты, проверять данные документов, синхронизировать информацию о гостях и подавать данные в госорганы.

Настройка

Начало работы

Подключение объекта и настройка потока броней.

Подключите PMS

Подключите объект к Misfora и выберите систему госрегистрации, которую использует объект.

Брони появляются автоматически

После включения синхронизации брони импортируются автоматически. Пересоздавать их вручную не нужно.

Отправьте гостю ссылку на заселение

Откройте бронь и отправьте гостю его персональную ссылку на регистрацию.

По умолчанию ссылки отправляются автоматически каждому гостю за 48 часов до заезда. Это время можно изменить, а автоматическую отправку можно полностью отключить для объекта.

На время текущего теста

Автоматическая отправка отключена. Первый этап строится вокруг сканирования документов на ресепшене или ручной отправки ссылки каждому гостю кнопкой Send link в таблице гостей.

Со стороны гостя

Регистрация гостя

Что происходит, как только у гостя появляется ссылка — или когда менеджер сам запускает процесс за него.

Гость загружает документ

Гость открывает ссылку на телефоне и фотографирует паспорт или ID-карту прямо в браузере — приложение не нужно.

Если фото с первой попытки получилось нечётким, гость может просто попробовать ещё раз по той же ссылке. Ждать вмешательства менеджера не нужно.

Технологию распознавания паспорта можно бесплатно попробовать и отдельно, без брони и ссылки гостя — инструмент распознавания паспорта.

Проверка результата

Misfora распознаёт документ и сверяет извлечённые данные с бронью.

Если документ распознан успешно, данные гостя становятся доступны для следующих шагов регистрации.

Справка

Частые сценарии

Регистрация не всегда идёт по одному пути — вот как Misfora обрабатывает частые варианты.

Сценарий 1

Гость завершает регистрацию до заезда

Гость проходит процесс ещё до того, как добрался до объекта. Персоналу остаётся только убедиться, что всё готово, и завершить заселение по приезде гостя.

Бронь → отправлена ссылка → гость сканирует документ → документ проверен → гость приезжает → заселение

Сценарий 2

Гость приезжает, не завершив регистрацию

Это охватывает две частые ситуации: гость так и не открыл ссылку, либо открыл, но не смог сделать пригодное фото документа.

Прежде чем переходить к сценарию с ресепшеном, менеджер может связаться с гостем напрямую. В каждой строке гостя есть ссылки в один клик на WhatsApp, Viber, Zalo и Telegram — персоналу не нужно сначала искать номер телефона гостя. Если гость всё же не успевает пройти процесс вовремя, менеджер может провести те же шаги регистрации на ресепшене.

Это особенно полезно для управляющих компаний, работающих с апартаментами без физической стойки регистрации. Кто бы ни встречал гостя для передачи ключей, он может отсканировать документ на своём телефоне или телефоне гостя, и данные сразу синхронизируются куда нужно — вводить что-то ещё за стойкой потом не придётся.

Открыть бронь → при желании написать гостю → начать регистрацию на ресепшене → отсканировать документ на телефоне гостя или сотрудника → проверить → заселение

Сценарий 3

Документ гостя распознан некорректно

Иногда фото документа уже загружено, но распознавание не даёт полного результата. Гость появляется в таблице гостей со статусом Needs review.

Менеджер открывает загруженный документ и вручную заполняет недостающие данные, читая их прямо с фото документа — данные можно дополнить ещё до приезда гостя, и тогда заселение станет одним кликом.

Открыть гостя → найти гостя со статусом «Needs review» → посмотреть фото загруженного документа → заполнить недостающие поля → проверить

Сценарий 4

Данные гостя не совпадают с бронью

Misfora сверяет документ с ожидаемыми данными гостя и выявляет проблемы вроде просроченного паспорта, документа другого человека или неподдерживаемого либо неверного типа документа.

Вместо того чтобы молча принять документ, Misfora отмечает проблему и даёт гостю попробовать снова. В зависимости от результата новой попытки гость дальше идёт по Сценарию 1, 2 или 3.

Финал

Заселение

Как распознавание, синхронизация с PMS и подача в госорганы связаны между собой.

Завершение заселения

Распознавание документа и подача в госорганы — два отдельных процесса с разными триггерами:

Синхронизация с PMS происходит сразу после распознавания документа. Подтверждённые данные гостя синхронизируются обратно в PMS, не дожидаясь заселения.
Подача в госорганы происходит только после заселения гостя. В этот момент, и не раньше, Misfora готовит заявку и отправляет её в соответствующую государственную систему.

Само заселение становится доступным, когда выполнены оба условия:

Хотя бы у одного гостя проживания подтверждён документ.
Проживание отмечено как оплаченное.

Кнопка Check in пишет заезд прямо в PMS — открывать её отдельно не нужно. Гость, чей документ ещё не подтверждён, попадёт в список Checked in автоматически, как только это произойдёт.

После заселения

Заселённые гости переходят в отдельный список Checked in, а их данные автоматически подаются в систему госрегистрации.

Если гостя переселяют в другой номер, обновлённые данные подаются повторно автоматически.

Приватность

Хранение данных

Как долго хранятся данные гостя

Данные гостя хранятся до выезда. После завершения выезда гость удаляется из Misfora вместе со всеми связанными данными.

Нужны технические детали?

См. как устроена платформа или пошаговую инструкцию по подключению Exely PMS.